Haitech, a Swedish sole proprietorship, is the data controller for the processing described in this policy. Haitech's business address is Patentgatan 8, 722 26 Västerås, Sweden. Privacy questions and requests can be sent to kontakt@haitech.se.
Haitech OS is a platform of AI employees: an AI Receptionist for phone calls, AI Email which reads and proposes replies to incoming email, and a CRM that organizes customer records. This policy covers all processing within Haitech OS.
If you connect a Gmail or Google Workspace account, Haitech requests the following Google scopes:
We request no other Google scopes. We use this data only to operate the AI Email feature described in this policy — never for advertising, never sold or shared onward, and never to train our own or any third party's AI models.
When a new message arrives in the connected inbox, its subject, body, and sender name are sent to our AI provider, OpenAI, via its text-generation API, to generate a proposed reply and classify what the message is about. Your own "company knowledge" (e.g. hours, prices, policies you've entered) may be included to make the reply more accurate — never other customer content. No fine-tuning of AI models occurs on your data, and no data is retained by OpenAI beyond the individual request other than as described below.
Haitech has verified in its OpenAI account (Data Controls) that all data-sharing settings are disabled: sharing of inputs and outputs with OpenAI, sharing of evaluation/fine-tuning data, and sharing of model feedback are all turned off. Consistent with this, and with OpenAI's published policy for its API platform, your email data is not used to train OpenAI's models. OpenAI may retain data for up to 30 days for abuse-monitoring purposes before deletion, under that same policy. This data is used only for inference — to generate the reply shown to you — and is never transferred for the training or improvement of generalized machine-learning or AI models.
AI Email has two modes, chosen per inbox:
Regardless of mode, a reply is never sent automatically if the message concerns legal disputes, threats, sensitive personal data, payment disputes, refund exceptions, security incidents, media inquiries, employment matters, medical or health-related questions, or if intent is unclear or information is missing — these always require human review.
Email messages and AI-generated drafts are kept for as long as the connected inbox remains connected. When you disconnect a specific email connection, all messages and AI drafts belonging to that connection are permanently deleted — this cannot be undone. Other customer data (CRM), other connections, and other workspaces are not affected. Call transcripts and summaries are retained for as long as your workspace is active; there is currently no fixed automatic deletion period for call data — see section 9 for how to request deletion.
You can disconnect your email connection at any time inside Haitech OS, which both revokes/deletes the credentials Haitech has stored and permanently deletes that connection's synced messages and drafts per section 7. You can also revoke Haitech's access directly from Google at any time, independent of Haitech, via myaccount.google.com/permissions.
An automated self-service flow to delete your entire account (all CRM data, all connections, billing) does not currently exist. To request deletion of your entire account, contact kontakt@haitech.se. We will acknowledge the request within a few business days and then delete all personal data associated with your workspace, unless the law requires continued retention of specific records (e.g. accounting records). Deletion of a single email connection's data, by contrast, happens immediately and automatically when you disconnect that connection, per section 7 — you do not need to contact us for that.
All personal data is stored in our database within the EU/EEA (Render, Frankfurt). Data processed by our AI provider, OpenAI, to generate email replies is transferred to and processed by OpenAI outside the EU/EEA. This transfer is protected by the EU Standard Contractual Clauses (SCCs), incorporated into the Data Processing Addendum Haitech has executed with OpenAI, effective 12 September 2026.
Haitech's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We use Google user data only to provide and improve the AI Email feature, never for advertising, and do not share it with any third party except OpenAI, for the limited purpose described in section 5.
Access tokens for email connections are encrypted (AES-256-GCM) before storage. Each workspace is strictly isolated — one customer can never see or affect another customer's email, connections, or data. Haitech staff have no interface to browse your email content, and do not access it except where strictly necessary to investigate a support request you raise, or to maintain the security and integrity of the service.
You have the right to access, correct, delete, restrict, and port your data, and to object to processing. Contact kontakt@haitech.se. You may also lodge a complaint with the Swedish Authority for Privacy Protection (IMY).
We may update this policy. Material changes will be communicated by email or within the service.
Haitech, en svensk enskild näringsverksamhet, är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i denna policy. Haitechs verksamhetsadress är Patentgatan 8, 722 26 Västerås. Frågor och begäranden som rör integritet skickas till kontakt@haitech.se.
Haitech OS är en plattform med AI-medarbetare: en AI-receptionist för telefonsamtal, AI-e-post som läser och föreslår svar på inkommande e-post, samt ett CRM som håller ordning på kundregister. Denna policy omfattar all behandling inom Haitech OS.
Om ni ansluter ett Gmail- eller Google Workspace-konto begär Haitech följande Google-behörigheter (scopes):
Vi begär inga andra Google-behörigheter. Vi använder inte dessa uppgifter för något annat ändamål än att driva AI-e-postfunktionen enligt denna policy — aldrig för annonsering, aldrig för att sälja eller dela uppgifterna vidare, och aldrig för att träna egna eller tredje parts AI-modeller.
När ett nytt meddelande kommer in i den anslutna inkorgen skickas ämnesrad, brödtext och avsändarnamn till vår AI-leverantör OpenAI via dess API för textgenerering, för att generera ett föreslaget svar och klassificera vad meddelandet handlar om. Er egen "företagskunskap" kan inkluderas för att göra svaret mer korrekt — aldrig annat kundinnehåll. Ingen finjustering av AI-modeller sker på er data, och ingen data lagras hos OpenAI utöver den enskilda förfrågan, förutom vad som beskrivs nedan.
Haitech har i sitt OpenAI-konto (Data Controls) verifierat och stängt av samtliga inställningar för datadelning: delning av in- och utdata med OpenAI, delning av utvärderings-/finjusteringsdata, och delning av modellfeedback är samtliga inaktiverade. I linje med detta, och med OpenAIs publicerade policy för sin API-plattform, används er e-postdata inte för att träna OpenAIs modeller. OpenAI kan enligt samma policy spara data i upp till 30 dagar för missbruksövervakning innan den raderas. Denna data används endast för inferens — för att generera det svar som visas för er — och överförs aldrig för att träna eller förbättra generella maskininlärnings- eller AI-modeller.
AI-e-post har två lägen som ni själva väljer per inkorg:
Oavsett läge skickas aldrig ett svar automatiskt om meddelandet rör juridiska tvister, hot, känsliga personuppgifter, betalningstvister, undantag från återbetalningspolicy, säkerhetsincidenter, mediaförfrågningar, anställningsfrågor, medicinska eller hälsorelaterade frågor, eller om avsikten är oklar eller information saknas — dessa kräver alltid mänsklig granskning.
E-postmeddelanden och AI-genererade utkast sparas så länge den anslutna inkorgen förblir ansluten. När ni kopplar från en specifik e-postanslutning raderas permanent alla meddelanden och AI-utkast som hör till just den anslutningen — detta går inte att ångra. Övriga kunduppgifter (CRM), andra anslutningar och andra arbetsytor påverkas inte. Samtalstranskriberingar och sammanfattningar sparas så länge er arbetsyta är aktiv; det finns för närvarande ingen fast automatisk raderingsperiod för samtalsdata — se punkt 9 för hur ni begär radering.
Ni kan när som helst koppla från er e-postanslutning inne i Haitech OS, vilket både återkallar/raderar de behörigheter Haitech har lagrat och permanent raderar den anslutningens synkade meddelanden och utkast enligt punkt 7. Ni kan även återkalla Haitechs åtkomst direkt hos Google, oavsett vad ni gör i Haitech, via myaccount.google.com/permissions.
Ett automatiserat självbetjäningsflöde för att radera hela ert konto (all CRM-data, samtliga anslutningar, fakturering) finns för närvarande inte. För att begära radering av hela ert konto, kontakta kontakt@haitech.se. Vi bekräftar mottagandet inom några arbetsdagar och raderar därefter samtliga personuppgifter kopplade till er arbetsyta, om inte lag kräver fortsatt lagring av viss uppgift (t.ex. bokföringsunderlag). Radering av en enskild e-postanslutnings data sker däremot omedelbart och automatiskt när ni kopplar från den anslutningen, enligt punkt 7 — ni behöver inte kontakta oss för det.
All persondata lagras i vår databas inom EU/EES (Render, Frankfurt). Uppgifter som behandlas av AI-leverantören OpenAI för att generera e-postsvar överförs till och behandlas av OpenAI utanför EU/EES. Denna överföring skyddas av EU:s standardavtalsklausuler (SCC), som ingår i det Data Processing Addendum Haitech har ingått med OpenAI, med verkan från den 12 september 2026.
Haitechs användning och överföring av information som mottas från Google APIs följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven för Limited Use. Vi använder Google-användardata endast för att tillhandahålla och förbättra AI-e-postfunktionen, aldrig för annonsering, och delar den inte med tredje part utom med OpenAI i det begränsade syfte som beskrivs i punkt 5.
Åtkomsttoken för e-postanslutningar krypteras (AES-256-GCM) innan de lagras. Varje arbetsyta är strikt isolerad — en kund kan aldrig se eller påverka en annan kunds e-post, anslutningar eller data. Haitechs personal har inget gränssnitt för att bläddra i ert e-postinnehåll, och får inte åtkomst till det annat än när det är strikt nödvändigt för att utreda ett supportärende ni anmält, eller för att upprätthålla tjänstens säkerhet och integritet.
Du har rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning och dataportabilitet, samt rätt att invända mot behandling. Kontakta kontakt@haitech.se. Du kan även klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Vi kan uppdatera denna policy. Väsentliga ändringar meddelas via e-post eller i tjänsten.